Die richtige HR-Software finden – so geht’s

Mit der “richtigen” HR-Software können Unternehmen die Effizienz in Personalabteilungen maßgeblich steigern. So amortisieren sich die Anschaffungskosten häufig schon nach überschaubarer Zeit, insbesondere bei Unternehmen mit mehr Personal – die oftmals auch gar nicht ohne spezialisierte HR-Software auskommen. Wichtig ist, dass das Programm den eigenen Bedürfnissen und typischen Aufgaben von HR-Mitarbeitern in vollem Umfang gerecht wird.

Welche Vorteile kann ein leistungsstarkes HR-Tool generieren?

Sofern das Programm die Personalabteilung wirklich effektiv in der Bewältigung ihrer Aufgaben unterstützt, entstehen dadurch viele nennenswerte Vorteile. Diese können nicht nur die Zeit, die für einzelne Aufgaben anfällt deutlich reduzieren, sondern beispielsweise auch bei der Erfüllung von Compliance-Vorschriften und Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen unterstützen.

Potenzielle Vorteile wären dann:

• verbesserte Qualität von ganzheitlichen HR-Prozessen und -Services
• schnellere und intuitive Erfassung von personenbezogenen Daten und Kompetenzen
• Entlastung der Administration und damit Zeitersparnis
• korrekte Speicherung aller Daten unter Einhaltung der DSGVO
• praktische Schnittstellen, zum Beispiel für Remote-Work oder für angeschlossene Abteilungen
• Kostenersparnis durch mögliche Verschlankung der Personalabteilung

Zu beachten ist: Viele Softwarelösungen für Personalabteilungen besitzen eine fixe Obergrenze mit Hinblick auf die Mitarbeiterzahl im Unternehmen. Das Gros der Programme ermöglicht aber eine effiziente Bearbeitung von bis zu 1.000 oder 2.000 Mitarbeitenden, was dementsprechend für eine Vielzahl der Unternehmen absolut ausreichen sollte. Konzerne müssen hingegen darauf achten eine Lösung zu wählen, die keine derartige Obergrenze besitzt.

Welche Funktionen sollte eine Personalersoftware mitbringen?

Der exakte benötigte Funktionsumfang kann zwischen Unternehmen variieren – und ist auch davon abhängig, welche Softwarelösungen da bereits fest verankert sind und fortlaufend zum Einsatz kommen. Eine Reihe von Funktionen in solchen HR-Softwarelösungen verdient sich besondere Aufmerksamkeit, da diese typischerweise kontinuierlich benötigt werden und tatsächlich eine signifikante, messbare Entlastung schaffen.

So sollte die Software den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter erleichtern, indem daran gekoppelte Schritte sowohl rationalisiert als auch automatisiert werden. Parallel dazu sollte die Software Personaler bei der Auswahl neuer Mitarbeiter und damit ganzheitlich im Recruiting-Prozess unterstützen. Idealerweise sind Personaler in der Lage unmittelbar in der Software Bewerbungen zu sondieren, zu filtern und Kommunikationskanäle gegenüber Bewerbern ebenso wie anderen internen Mitarbeitern zu eröffnen.

Die Software sollte außerdem beim Leistungs- und Mitarbeitermanagement unterstützen. Ziele könnten sich da beispielsweise fortlaufend festhalten und verwalten lassen, auch um später gezielt Feedback geben zu können. Des Weiteren muss die Software selbstverständlich in der Lage sein bei der Vergütung von Mitarbeitern nennenswerte Vorteile zu erzielen – zum Beispiel über die transparente Nachverfolgung von geleisteten Arbeitsstunden, in der Verwaltung von flexiblen Boni und bei der Bearbeitung von Leistungen und leistungsbezogenen Steuern und Abgaben.

Weitere typische Funktionen und Features, auf die Unternehmen traditionell achten, sind zum Beispiel:

• Reisekostenmanagement
• Stellenanzeigen-Verwaltung
• Fehlzeitenplanung
• integrierte Erinnerungsfunktionen
• kontinuierliche Verfügbarkeit von Personalakten

Speziell was den Funktions- und Leistungsumfang anbelangt ist außerdem darauf zu achten, dass manche HR-Softwarelösungen mit einem Fixpreis für das komplette Paket arbeiten, während bei anderen Tools verschiedene Features separat hinzugebucht werden können. Letzteres ermöglicht Unternehmen, insbesondere kleinen und mittelständischen Betrieben, noch stärker auf den eigenen Bedarf zu reagieren und dabei zudem die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit zu wahren.

Details zur Kompatibilität beachten

Eine Software ist stets nur so gut, wie sie sich effektiv in Unternehmen einsetzen lässt. Dabei müssen Unternehmen sowohl auf Schnittstellen und Kompatibilitätskriterien achten, aber auch auf beispielsweise verfügbare Zertifizierungen – wie unter anderem die ISO 27011 Zertifizierung für einen erweiterten Datenschutz. Diese ist typischerweise Bestandteil der HR-Programme, nicht aber unbedingt ein deutscher Serverstandort. Zwangsläufig notwendig ist dieser nicht, wird er aber unbedingt angestrebt, müssen Unternehmen sich vorab darüber informieren.

Die meisten HR-Lösungen haben heute einen integrierten Cloud-Zugang, weshalb dahingehend nur noch geringfügige Unterschiede bestehen. Sofern die Mitarbeiter in der Personalabteilung häufiger remote arbeiten, ist auf eine Kompatibilität gegenüber mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets zu achten. Im Regelfall bieten die Programme das über eine gesonderte, im Preis bereits inkludierte App an. Es ist aber darauf zu achten, dass die Software genügend Zugänge für die Personalabteilung bereitstellt. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen sollte eine derartige Beschränkung kein Hindernis sein, in Konzernen ist aber unbedingt auf eine ausreichend hohe Zahl von Mitarbeiterzugängen zu achten.

Analytische und Controlling-Funktionen

Abseits der organisatorischen Features und Funktionen sind es vor allem umfangreiche Reportings, die eine zeitgemäße HR-Software mitbringen sollte. Idealerweise bietet das Programm rund 10 bis 20 detaillierte Berichte, die Personalern eine tiefgreifende Analyse der Belegschaft, deren Aktivität und möglicher Fehlzeiten erlaubt. Des Weiteren können so auch Schulungsfortschritte fortlaufend im Auge behalten werden – alles bequem innerhalb einer einzigen Oberfläche.

Durch Automatisierung Effizienzgewinne generieren

Routineaufgaben und wiederkehrende Arbeitsschritte sollte eine leistungsstarke HR-Software so gut wie nur möglich automatisieren, um die menschlichen Mitarbeiter in der Personalabteilung nachhaltig zu entlasten. Erinnerungen und automatisch versendete Benachrichtigungen, sofern ein manuelles Eingreifen nötig ist, unterstützen dabei.

Mit der richtigen HR-Software entstehen dauerhaft Vorteile

Ob Mitarbeiter-Feedback-Gespräche, Abrechnungen von Lohn und Gehalt, Schulungen oder die Verwaltung von Überstunden und Fehlzeiten: HR-Software sollte HR-Fachkräfte fortlaufend unterstützen – durch Automatisierung, intuitiv verfügbare Datenzugriffe und natürlich auch im Bewerbermanagement.